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Spécificités du logiciel pour les orthophonistes
Cet article s'adresse aux orthophonistes utilisant le logiciel de facturation et de gestion de cabinet. Il présente les particularités du logiciel adaptées à ce métier, ainsi que les points d'attention liés à la facturation et à la prise en charge des patients.
Présentation du profil orthophoniste
Les orthophonistes sont généralement de jeunes professionnels fraîchement diplômés, avec une bonne maîtrise des cotations et de la nomenclature. Leur prise en main du logiciel de facturation peut nécessiter un accompagnement spécifique.
Points caractéristiques de leur exercice :
Exercice individuel, parfois dans un cabinet partagé avec d'autres orthophonistes (chaque praticien travaille de manière indépendante).
Patientèle composée majoritairement d'enfants de moins de 3 ans, mais pas exclusivement.
Interventions principalement au cabinet, avec des déplacements à domicile possibles.
Comptabilité souvent confiée à une AGA (Association de Gestion Agréée), bien que l'option comptabilité soit disponible dans le logiciel.
Réalisation fréquente de bilans nécessitant une DAP (Demande d'Accord Préalable).
ℹ️ Depuis l'Avenant 21 : Les DAP ne sont plus obligatoire après la réalisation du Bilan
Clé de cotation : l'AMO orthophonie
La clé de cotation utilisée pour facturer les actes des orthophonistes est AMO. Cette abréviation ne doit pas être confondue avec l'AMO (Assurance Maladie Obligatoire), qui désigne le régime de prise en charge du patient.
⚠️ Le sigle AMO apparaît donc à deux endroits distincts dans le logiciel, avec des significations différentes : l'une désigne la clé de cotation des actes, l'autre la prise en charge par l'Assurance Maladie Obligatoire.
Facturation des actes pour les enfants
La facturation des actes pour les patients enfants requiert une attention particulière, notamment lorsque le patient est rattaché à deux parents disposant chacun d'une carte Vitale distincte.
Lorsqu'un patient fournit une carte Vitale différente d'une séance à l'autre, suivez la procédure suivante :
Retirez l'empreinte vitale déjà enregistrée sur la fiche patient.
Relisez la carte Vitale fournie par le patient lors de la séance en cours.
Vérifiez que la fiche patient ne génère pas de doublon.
Cette procédure permet d'éviter les doublons de fiche et les risques de surfacturation.
L'agenda
Le concept d'Ateliers
Contrairement aux kinésithérapeutes qui utilisent la notion de « Salles », les orthophonistes utilisent le terme Ateliers dans leur agenda. Cette fonctionnalité permet de gérer des séances en groupe.
Pour créer un atelier :
Accédez à l'agenda du logiciel.
Sélectionnez l'option de création d'un atelier.
Renseignez les informations requises (nom de l'atelier, horaires, patients concernés).
Saisie de la prescription
Différences avec les autres professions
L'onglet Prescription et l'onglet Prise en charge fonctionnent de manière identique aux autres professions paramédicales. Des différences sont cependant présentes dans la saisie du traitement :
Absence de modèle de bilan prédéfini.
La section BDK (utilisée chez les kinésithérapeutes) est remplacée par la section Bilans, qui comprend uniquement deux types : Bilan initial et Bilan de renouvellement.
Absence de majoration dimanche et jour férié : les orthophonistes ne bénéficient pas de ces majorations tarifaires. Il est toutefois possible de déverrouiller les jours fériés dans le logiciel si le praticien souhaite travailler ces jours-là.
SmartOrdo : création de prescription par photo
SmartOrdo est une fonctionnalité de l'application mobile qui permet de créer une prescription en photographiant l'ordonnance papier.
Éléments saisis automatiquement
Lors de la prise de photo, les informations suivantes sont reconnues et saisies automatiquement :
Type de prescription
Date de prescription
Prescripteur
L'orthophoniste n'a ensuite plus qu'à saisir le traitement manuellement pour compléter la prescription.
Identification des prescriptions SmartOrdo dans le logiciel
Les prescriptions créées via SmartOrdo sont identifiables dans la version logicielle de deux façons :
La mention "new" apparaît dans la colonne État (comme dans l'application Topaze Air Kiné).
Une notification s'affiche dans le logiciel et reste visible tant que la prescription n'a pas été complétée.
Fiche patient : ajout de contacts d'entourage
La fiche patient dispose d'une catégorie supplémentaire permettant d'enregistrer les contacts d'entourage du patient (famille ou professionnels de santé).
Cette fonctionnalité a été ajoutée car la patientèle des orthophonistes est majoritairement composée d'enfants, pour lesquels il est essentiel de pouvoir joindre rapidement un tiers en cas de besoin.
Pour ajouter un contact d'entourage :
Ouvrez la fiche du patient concerné.
Accédez à la section dédiée aux contacts d'entourage.
Renseignez les informations du contact (nom, prénom, lien avec le patient, numéro de téléphone).
Statistiques
Dans l'écran des statistiques, une colonne spécifique est présente pour les orthophonistes : la colonne AMO, qui correspond à la clé de cotation des actes réalisés.
Points d'attention et rappels
MEO (Majoration Enfant Orthophonie) : majoration applicable uniquement aux enfants de moins de 3 ans.
FNO : Fédération Nationale des Orthophonistes, organisme de référence de la profession.
DAP (Demande d'Accord Préalable) : obligatoire pour les bilans. La saisie s'effectue directement dans le logiciel, de la même manière que pour les kinésithérapeutes et les infirmiers. Le bilan doit être envoyé au médecin prescripteur dès la fin de sa rédaction.