Référents : créer une procédure sur Stonly

Référents : créer une procédure sur Stonly

Cet article explique le processus complet de création d'une procédure dans la base de connaissances Stonly. Il s'adresse aux référents techniques et aux formateurs en charge de la rédaction des procédures internes.

Identifier la demande de procédure

Avant de commencer la rédaction, il est important de vérifier les demandes en attente. En période creuse, consultez le fichier Excel des demandes de procédures, accessible également depuis le canal Teams « Procédure Air ».

Il existe deux types de demandes de procédure :

• Technique : à gérer par les référents.

• Formation : à gérer par les formateurs.

⚠️ Pour les procédures destinées aux techniciens, restez strictement dans le périmètre « Interne Technique ». Les espaces Albus et Topaze sont réservés à un usage client.

Créer la procédure sur Stonly

Naviguer jusqu'au bon dossier

1. Connectez-vous à Stonly et naviguez jusqu'au dossier dans lequel vous souhaitez créer la procédure.

2. Vérifiez que l'emplacement est cohérent avec la thématique traitée, afin de structurer la connaissance et de fluidifier la recherche.

3. Ne créez pas de nouveau dossier sans en avoir informé au préalable le Knowledge Manager (KM), afin d'éviter tout débordement dans la base de connaissances (BDC).

Choisir le type de contenu

Deux types de contenu sont disponibles :

• Article : à privilégier dans la majorité des cas. Il permet d'avoir une page de process claire sur une seule page.

• Guide : à utiliser uniquement lorsque la procédure nécessite un arbre décisionnel.

Rédiger le titre de l'article

1. Choisissez l'émoji correspondant au type de contenu parmi les options suivantes :

   Émoji	Type de contenu
   ℹ️	Information
   🅰️	Anomalie
   🆕	Mise à jour
   🔵	Spécifique à Albus (IDEL)
   🟢	Spécifique à Topaze Air (Kiné)
   🟠	Spécifique à Orthomax by Topaze (Ortho)

2. Saisissez l'émoji, puis ajoutez un espace avant d'écrire le titre.

⚠️ L'espace entre l'émoji et le titre est obligatoire. Sans cet espace, l'émoji bloque la fonction de recherche pour les techniciens.

Rédiger le contenu de l'article

Respectez la structure suivante :

1. Titre : Une phrase courte et explicite (ex : "Comment créer un compte utilisateur")

2. Introduction (2-3 phrases max) : Explique ce que l'article couvre et à qui il s'adresse.

   • Précise toujours le type d'utilisateur concerné (ex : "Cet article s'adresse aux administrateurs de la plateforme.")

3. Corps de l'article : Utilise des titres Hm et Hs pour structurer les sections. Chaque titre doit être repris dans le premier paragraphe qui suit (ne pas laisser un titre seul sans texte introductif en dessous).

4. Étapes / procédures : Toujours sous forme de liste numérotée avec des verbes d'action en gras au début de chaque étape. Exemple :

   1. Accédez à l'onglet "Paramètres" depuis le menu principal.

   2. Cliquez sur "Ajouter un utilisateur".

   3. Renseignez les champs obligatoires (nom, prénom, email professionnel).

5. Informations complémentaires / points d'attention : Utilise des listes à puces pour les infos non séquentielles.

6. Contact / escalade : Si le technicien doit contacter le Niveau 2, indique clairement :

   • Les informations à préparer avant de contacter le Niveau 2

7. Check-List : Proposer un liste d'action a réaliser par le Niveau 1 pour la traçabilité de son ticket

Comprendre l'interface de rédaction

L'interface Stonly est organisée en cinq zones principales :

1. Les outils de rédaction

2. La gestion des tags et la conversation entre rédacteurs

3. La prévisualisation, le partage et les paramètres de l'article

4. L'aperçu de rédaction

5. La zone de rédaction

Publier et finaliser la procédure

1. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder et publier » pour mettre la procédure en production.

2. Vérifiez que la procédure est bien accessible depuis la page BDC Interne. Si elle apparaît dans les résultats de recherche, la publication est confirmée.

3. Renseignez le tableau Excel des demandes de procédures en indiquant :

   • Le nom de la procédure créée

   • Le nom du rédacteur

   • Le lien vers la procédure

4. Surlignez en vert la ligne correspondante dans le tableau pour indiquer que la procédure a bien été créée.

5. Informez les équipes dans le canal Teams « Procédure Air » de la mise en place de la nouvelle procédure.