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Pack de conventionnement : que faire en cas de changement de numéro de facturation
Cet article explique la démarche à suivre lorsqu'un client change de numéro de facturation alors qu'il dispose déjà d'un pack de conventionnement. Il s'adresse aux techniciens Support qui accompagnent les professionnels de santé (infirmiers, secrétaires médicales, masseurs-kinésithérapeutes, orthophonistes, etc.).
Identifier un changement de numéro de facturation
Le changement de numéro de facturation doit être identifié en priorité, avant de poursuivre le traitement du dossier du client. Un changement de numéro de facturation intervient notamment dans les situations suivantes :
Changement d'exercice : le professionnel de santé modifie son mode ou son lieu d'exercice.
Changement de région : le professionnel de santé s'installe dans une autre région.
Conséquence sur le pack de conventionnement existant
Le pack de conventionnement existant ne peut pas être conservé lorsque le numéro de facturation du client change. Le client doit obligatoirement souscrire à un nouveau pack de conventionnement associé à son nouveau numéro de facturation.
Souscrire à un nouveau pack de conventionnement
La souscription à un nouveau pack de conventionnement peut se faire de deux façons. Le client choisit la solution qui lui convient le mieux.
Option 1 : passer par le service commercial
Le passage par le service commercial permet au client d'être accompagné dans la souscription de son nouveau pack de conventionnement.
Informez le client que son pack de conventionnement actuel ne peut pas être conservé en raison du changement de numéro de facturation.
Proposez au client d'être accompagné par le service commercial pour souscrire à un nouveau pack.
Identifiez le logiciel utilisé par le client (Albus, Topaze Air Kiné ou Orthomax By Topaze).
Communiquez au client le formulaire de contact du service ADV (Administration Des Ventes) correspondant à son logiciel, indiqué dans la section ci-dessous.
Invitez le client à remplir ce formulaire pour être recontacté par le service ADV.
Formulaires de contact du service ADV
Les formulaires de contact du service ADV (Administration Des Ventes) diffèrent selon le logiciel utilisé par le client :
Pour les clients Albus : https://www.albus.fr/contact-administratif/
Pour les clients Topaze Air Kiné et Orthomax By Topaze : https://www.topaze.com/contact-service-adv-formulaire/
Option 2 : effectuer la démarche en autonomie
La démarche en autonomie permet au client de souscrire lui-même à un nouveau pack de conventionnement, directement en ligne.
Communiquez au client l'adresse du site de souscription : https://www.tpcomplementaire.fr/iamcpublic/index.html
Invitez le client à se rendre sur ce site pour effectuer la souscription de son nouveau pack de conventionnement.
Points d'attention
Les points d'attention ci-dessous permettent d'éviter les erreurs de traitement du dossier :
Le pack de conventionnement est lié au numéro de facturation : tout changement de numéro de facturation entraîne la nécessité de souscrire à un nouveau pack.
La souscription à un nouveau pack de conventionnement est obligatoire, quel que soit le motif du changement de numéro de facturation (changement d'exercice ou changement de région).
La vérification du numéro de facturation doit être réalisée avant toute autre action sur le dossier du client.
Le formulaire de contact du service ADV transmis au client doit correspondre au logiciel qu'il utilise (Albus d'une part, Topaze Air Kiné et Orthomax By Topaze d'autre part).