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Message "Oups, base de données incohérente" lors de la facturation d'un patient
Cet article explique comment diagnostiquer et résoudre une situation où des rendez-vous (RDV) ont bien été facturés, mais où leur montant réalisé s'affiche à 0 € dans la fiche patient. Il s'adresse aux techniciens support (N1 et N2) amenés à traiter ce type de signalement.
Contexte
Un client peut constater que des rendez-vous facturés à des dates précises apparaissent avec un montant réalisé à 0 €, alors qu'une facture existe déjà pour ces actes. Lorsque le client tente de refacturer ces rendez-vous, le message d'erreur suivant s'affiche :
Oups, base de données incohérente !
Certains actes à facturer sont déjà rattachés à une facture : - [date] à [heure] : [acte] dans la facture n°[numéro] du [date] (prescription du [date]) La facture ne peut pas être établie. Contactez l'assistance.
Cette situation correspond généralement à un problème d'affichage, et non à une réelle absence de facturation : les actes sont déjà rattachés à une facture existante, mais l'interface consultée par le client n'a pas été actualisée.
Diagnostic
Avant toute action, plusieurs vérifications permettent de confirmer que la facturation a bien eu lieu.
Identifiez le numéro de la facture mentionné dans le message d'erreur, ainsi que sa date de création et le lot associé.
Vérifiez si la facture concernée a bien reçu un retour NOEMIE (Norme Ouverte d'Échange entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs), ce qui confirme qu'un paiement a été traité pour cette facture.
Cause probable
Lorsqu'une même fiche patient ou une même prescription est consultée depuis plusieurs onglets du navigateur, l'affichage de l'un des onglets peut ne pas se mettre à jour automatiquement après une action de facturation réalisée depuis un autre onglet. Le client voit alors des rendez-vous affichés comme non facturés, alors qu'ils le sont réellement en base de données. C'est un problème de synchronisation sur l'état des rendez-vous.
Résolution
Si le diagnostic confirme que la facture existe bien, la correction consiste à mettre à jour le statut des rendez-vous avec celui de la facture existante.
Script, un technicien Niveau 2 peut exécuter la requête de mise à jour disponible sur la page de documentation interne dédiée à ce type d'incident : ici.
Cette requête met à jour le statut des rendez-vous en fonction du statut réel de la facture.
Vérifiez, après exécution de la requête, que les rendez-vous concernés affichent désormais le bon montant réalisé dans la fiche patient.
Informations à préparer avant de contacter le Niveau 2
L'identifiant du cabinet concerné ;
L'identifiant ou l'email de l'utilisateur concerné ;
Le nom du patient concerné ;
Le numéro de la facture existante et sa date ;
Les dates et heures des rendez-vous affichés à tort avec un montant réalisé à 0 € ;
La confirmation de la réception d'un retour NOEMIE sur la facture concernée.