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Lots en anomalie
Cet article explique comment identifier et traiter les lots de facturation en anomalie dans le logiciel.
Localiser les lots en anomalie
Pour retrouver vos lots en anomalie, suivez les étapes ci-dessous :
Accédez au menu Factures, puis sélectionnez Lots.
Modifiez le filtre de recherche pour afficher les Anomalies à traiter, en choisissant la période souhaitée.
Cliquez sur le bouton Lancer la recherche.
Consultez la liste des lots nécessitant une action. Faites défiler vers la droite pour visualiser la raison de l'anomalie dans la colonne Retour.
Traiter un lot en anomalie
Deux actions de traitement sont disponibles depuis le bouton Avancé.
Reconstituer
La reconstitution est la première action à effectuer lorsqu'un lot est en anomalie. Elle permet de renvoyer le lot de factures en retirant, si nécessaire, la facture à l'origine du problème (selon le motif de l'anomalie). L'impression de la facture concernée vous sera proposée le cas échéant.
Après la reconstitution :
Rendez-vous dans le menu Télétransmission des factures.
Renvoyez le lot concerné.
Traitement manuel
Le traitement manuel est la deuxième option, à utiliser uniquement si le lot revient une nouvelle fois en anomalie après une tentative de reconstitution.
⚠️ Exception : en cas d'ARL (Accusé de Réception Logiciel) négatif pour le motif Sécurité lot erroné, le traitement manuel ne doit pas être appliqué dès le second retour.
L'impression de toutes les factures du lot vous sera proposée à ce moment-là.
Motifs d'anomalie et actions associées
Certificat Vitale Incorrect
Le lot est rejeté en raison d'une facture dont le numéro est précisé au début du motif. Le problème est lié à la carte Vitale du patient.
Action : Ne plus utiliser cette carte Vitale pour sécuriser des factures jusqu'à ce qu'elle ait été mise à jour dans une borne de lecture.
FSE Non Intégré
(FSE : Feuille de Soins Électronique)
Le lot est rejeté en raison de la carte du professionnel de santé. Le praticien n'utilise pas la carte CPS (Carte de Professionnel de Santé) attendue par la caisse.
Action : Vérifier le numéro de CPS attendu par la caisse via l'annuaire officiel : http://annuaire.gip-cps.fr/
Avis de Non Remise
Le lot n'est pas parvenu à destination. Les causes peuvent être multiples : mauvais paramétrage de la BAL (Boîte Aux Lettres) Laposte pour les lots de DRE (Demande de Remboursement Électronique), caisse ou mutuelle injoignable à cette adresse, etc.
Action : Vérifier le paramétrage de la BAL de télétransmission.
Sécurité Lot Erroné
Le lot a été sécurisé avec une CPS incorrecte.
Points d'attention spécifiques à ce motif :
Après une deuxième tentative d'envoi, les lots peuvent être cassés (introuvables dans l'espace AA) et les factures se remettent à télétransmettre.
L'historique de la facture indique qu'elle a appartenu à un autre lot précédemment.
Dans certains cas, le lot bascule automatiquement en statut "Traité manuellement" : ce comportement est normal, il peut être ignoré.
Cas particulier : lot avec un grand nombre de factures à traiter manuellement
Si un lot en statut "À traiter manuellement" contient un grand nombre de factures, il est possible de faire intervenir l'équipe de développement pour retransmettre ce lot directement.
Avant de remonter la demande à un référent, préparez les informations suivantes :
Résultat de la consultation de la BAL de télétransmission.
Motif de l'anomalie, tel qu'il apparaît dans la colonne Retour.
Informations du cabinet : nom du cabinet, utilisateur concerné, version du logiciel.
Une fois ces éléments réunis, transmettez l'information à un référent afin qu'il puisse faire le lien avec l'équipe de développement.