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FAQ Migration de base de données
Cette FAQ centralise les réponses aux questions les plus fréquentes rencontrées lors des migrations vers Air. Elle couvre les données manquantes, les prescriptions, la facturation, les documents et la gestion des BDD. L'objectif est d'homogénéiser les pratiques et de gagner du temps dans le traitement des demandes clients.
Données manquantes
Des patients sont absents après la migration, pourquoi ?
Réponse : C'est parce que les patients n'avaient pas ou n'avaient jamais eu de prescriptions sur les 27 derniers mois. Attention, on se base sur la date des prescriptions et non des rendez-vous.
Un client signale des patients inconnus ou venant de localités éloignées dans sa base, comment est-ce possible ?
Réponse : C'est à traiter au cas par cas, mais ça peut venir d'une récupération de la BDD d'un autre PS plus loin, ou d'un éditeur de logiciel peu scrupuleux qui mélange les BDD de tous ses clients en une seule, etc.
Prescriptions
Des prescriptions en cours n'ont pas été migrées, que faire ?
Réponse : Il faut vérifier si la date de prescription se situe dans les 27 mois en arrière et s'il y a au moins une séance de planifiée et non facturée. (Car si planifiée et entièrement facturée, alors non migrée.)
Des prescriptions apparaissent avec une date de fin identique et incorrecte sur toutes les ordonnances migrées.
Réponse : Pas de réponse universelle mais les seules fois ou c'est arriver c'était un problème lié à AIR ou au client qui a fait de mauvaises manips. Un réimport des données d'origine sur un cabinet de test confirmera l'hypothèse (seul la migration peut le faire)
Une prescription est en doublon après la migration (report inattendu), comment expliquer cela à la cliente ?
Réponse : L'outil d'export/import ne peut pas dupliquer des prescriptions. Si elles le sont, cela vient d'un scindage qui a été opéré soit par le client, soit lors de la reprise NGAP — dans de rares cas, nous scindons la prescription pour faire correspondre la NGAP.
Des prescriptions non facturées n'apparaissent pas dans le pointage, il faut faire 'Action > Afficher dans le pointage' manuellement.
Réponse : On n'a pas de solution globale pour tout faire en une seule fois.
Des prescriptions avec des actes AMI/AMO génèrent une erreur système, le tarif AMI n'est pas trouvé.
Réponse : Cas rare, souvent dû à des BDD corrompues. Il faudra faire intervenir le développeur pour supprimer les cotations qui ne correspondent pas au métier du client.
Facturation
Les RDV sont archivés ou marqués facturés à 0 après la migration, empêchant la facturation.
Réponse : Probablement parce que c'était déjà archivé sur l'ancien logiciel (plus rare) ; sinon c'est lié à l'archivage que l'on fait à l'import des données. Cela signifie que le client a donné une mauvaise date et qu'en fait il avait encore besoin de facturer.
Erreur 36906 sur tous les patients en C2S au moment de la facturation.
Réponse : Erreur qui survenait pour les clients ayant une migration en provenance d'un logiciel Cegedim (Kine4000, Ortho4000, Infi4000 ou simply-vitale). Le problème a été résolu par une nouvelle version des outils de migration et ne devrait plus arriver.
Le client ne peut plus facturer sur l'ancien logiciel (Vega) depuis la migration, alors qu'il devait pouvoir continuer.
Réponse : Les logiciels de santé cohabitent mal car ils utilisent les mêmes API Sesam-Vitale. Pas de solution possible de notre côté. Il faut recontacter Vega (pareil pour tous les autres éditeurs), mais au risque de faire planter AIR ensuite, car les API vont à nouveau se marcher dessus.
Les comptes de comptabilité n'ont pas été récupérés lors de la migration depuis Télévitale, est-ce normal ?
Réponse : Oui, c'est normal car nous ne migrons jamais la comptabilité depuis aucun logiciel.
Documents
Les documents ajoutés aux fiches patients (IRM, scans, pièces jointes) n'ont pas été migrés.
Réponse : Oui, c'est normal car les seuls documents récupérés seront toujours uniquement le scan des ordonnances (valable pour tous les logiciels sources).
Les notes saisies dans l'ancien logiciel (ex : traitement de texte interne Orthomax, Kinémax) ne sont pas visibles.
Réponse : Les notes sont récupérées uniquement depuis les logiciels Logicmax, à condition qu'elles aient été saisies directement dans le champ Note du logiciel. Les informations renseignées dans un document Word associé ou dans tout autre emplacement ne sont pas prises en compte.
Seules les notes enregistrées dans le dossier patient via le chemin Médical → + (bouton vert) → Ajouter une note peuvent être migrées.
Par ailleurs, seules les notes appartenant aux catégories Bilan, Autre et Attestation sont incluses dans la migration. Toute note saisie dans un autre emplacement ou sous une autre catégorie ne sera pas migrée..
Les scans de mutuelles/complémentaires ne sont plus visibles après la migration depuis Topaze Legacy.
Réponse : Même réponse que pour la premier question de la session documents
RDV migration
Un client n'est pas prêt pour son RDV de migration ou souhaite décaler, que faire ?
Réponse : Il peut contacter son migrateur référent par téléphone (SMS de préférence) ou en répondant au mail de confirmation de rendez-vous.
Le client a reçu un mail d'annulation de son RDV de migration mais ne sait pas pourquoi.
Réponse : Il faut voir avec la migration ; cela peut arriver lorsque l'on jongle entre les plannings avec les absences. Seul un migrateur ayant accès à Outlook pourra confirmer si le rendez-vous aura lieu ou non.
Un client veut planifier un RDV de migration mais n'a pas été recontacté.
Réponse : S'il a déjà une MAP, il peut rappeler le numéro de portable du migrateur ; sinon il faut prendre un RDV de MAP.
Comment se passe la finalisation de migration si le client n'avait pas internet le jour J ?
Réponse : Si le client n'avait pas internet, il est impossible de faire quoi que ce soit. Soit la migration est complètement reprogrammée, soit juste l'installation.
Gestion BDD
Un client demande une séparation de BDD, comment est-ce traité ?
Réponse : Il faut appeler l'ADV, qui va fournir un formulaire de séparation de BDD à remplir. L'ADV nous notifiera ensuite.
Après une séparation de BDD, des patients de l'ancien cabinet apparaissent dans l'agenda du nouveau cabinet.
Réponse : Cela peut être normal, car une séparation de BDD revient en fait à faire une duplication de BDD, puis à supprimer les informations des PS qui ne doivent plus y figurer. La quantité de données de santé est donc identique pour les deux cabinets.
Un client souhaite un partage de BDD avec un cabinet sur un autre logiciel (ex : Vega), est-ce possible ?
Réponse : Non, il est impossible de partager les données avec qui que ce soit. Même de AIR vers AIR, on ne peut pas créer de lien entre 2 BDD. Aucune fusion n'est possible non plus.
Un prescripteur migré est enregistré en Libéral au lieu de Salarié, ce qui bloque la création de nouveaux prescripteurs.
Réponse : Il faut modifier le prescripteur.
Les données de la migration d'un cabinet ne comprennent pas la tournée personnelle d'une praticienne rattachée à un cabinet commun.
Réponse : Il faut investiguer sur la migration ; pas de réponse universelle.