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Comment saisir un bilan dans Topaze Air
Cet article présente le module Bilans sur Topaze Air : comment y accéder, comment créer, rédiger et enregistrer un bilan, et comment utiliser les modèles et les notes de séance. Il s’adresse aux techniciens Support qui accompagnent les Kiné et Ortho utilisateurs Topaze Air.
Accéder au module Bilans
Vidéo pour Topaze Air : https://youtu.be/K8ptdWw8nD0?si=yWNXlGZt8RX4Uqal (C'est les même)
Le module Bilans s’ouvre uniquement depuis la fiche du patient concerné. Il n’existe pas de menu dédié dans la barre latérale.
Ouvrez la fiche du patient concerné.
Cliquez sur le bouton “Actions”, situé à droite du nom du patient.
Sélectionnez “Accéder aux bilans”. Cette option est signalée par le badge “Nouveau”.
Consultez la liste des bilans déjà créés pour ce patient, ou cliquez sur “Nouveau bilan” pour en créer un.
Choisir le mode de création du bilan
Lors de la création d’un bilan, Topaze Air propose trois façons de démarrer :
Créer mon bilan : l’utilisateur rédige librement le bilan dans l’éditeur, à partir d’une page vierge.
Importer une note : le contenu d’une note de séance existante sert de base au bilan.
Utiliser les modèles : la structure d’un modèle de bilan déjà enregistré est reprise.
Rédiger le bilan
La rédaction du bilan se fait dans un éditeur de texte intégré à Topaze Air.
Renseigner l’en-tête du bilan
L’en-tête du bilan contient le titre, la date et le praticien.
Cliquez sur le champ “Donner un titre” et saisissez le titre du bilan (par exemple “Bilan n°1”).
Vérifiez la date du bilan. La date du jour est proposée par défaut.
Vérifiez le praticien associé au bilan.
Utiliser l’éditeur de texte
L’éditeur de texte propose les fonctions de mise en forme habituelles d’un traitement de texte :
gras, italique, souligné et barré ;
titres de niveaux 1 à 3 (H1, H2, H3) ;
listes à puces et listes numérotées ;
alignement du texte ;
insertion de liens, d’images et de tableaux.
Les tableaux permettent par exemple de présenter les résultats des épreuves (épreuve, score, écart-type, interprétation).
Importer des notes de séance en cours de rédaction
L’import de notes de séance reste disponible pendant toute la rédaction du bilan.
Cliquez sur “Importer des notes”, en bas à gauche de l’éditeur.
Recherchez la note souhaitée à l’aide du champ “Rechercher”, si nécessaire.
Cochez la ou les notes à importer.
Cliquez sur “Importer” pour valider, ou sur “Fermer” pour annuler.
Enregistrer le bilan
L’enregistrement du bilan se fait depuis les boutons situés en bas à droite de l’éditeur.
Cliquez sur “Enregistrer” pour sauvegarder le bilan. Le statut du bilan passe de “En cours de création” à “Consultation”.
Cliquez sur “Annuler” si vous souhaitez abandonner les modifications en cours.
Pour modifier un bilan déjà enregistré :
Ouvrez le bilan depuis la liste des bilans du patient.
Cliquez sur “Modifier”, en haut à droite du bilan.
Apportez les modifications puis cliquez sur “Enregistrer”.
Créer et utiliser un modèle de bilan
Un modèle de bilan permet de réutiliser la même structure (rubriques, tableaux d’épreuves) d’un patient à l’autre, sans ressaisir la trame à chaque fois.
Enregistrer un bilan comme modèle
Un bilan existant peut être transformé en modèle réutilisable.
Ouvrez le bilan dans l’éditeur.
Cliquez sur le menu “⋮”, à droite du bouton “Enregistrer”.
Sélectionnez “Enregistrer comme modèle”.
Il est également possible de créer un modèle directement depuis la liste des modèles, en cliquant sur “Nouveau modèle”.
Démarrer un bilan à partir d’un modèle
L’utilisation d’un modèle reprend la structure du bilan sans les données du patient d’origine.
Cliquez sur “Utiliser les modèles” lors de la création du bilan.
Sélectionnez le modèle souhaité dans la liste (par exemple “Modèle bilan”).
Complétez les rubriques et les tableaux, qui sont repris vides (sans scores ni interprétations).
Cliquez sur “Enregistrer”.
Points d’attention
Les points suivants reviennent fréquemment lors des demandes des utilisateurs :
Un utilisateur qui ne trouve pas le module Bilans doit passer par la fiche patient, puis par “Actions” et “Accéder aux bilans”. Le module n’apparaît pas dans le menu latéral.
Un utilisateur qui souhaite réutiliser une trame de bilan doit l’enregistrer comme modèle, via le menu “⋮” puis “Enregistrer comme modèle”.
Un bilan au statut “En cours de création” n’est pas encore enregistré. L’utilisateur doit cliquer sur “Enregistrer” pour le conserver.
Le bouton “Enregistrer” reste grisé tant qu’aucun contenu n’a été saisi dans le bilan.
Contacter le Niveau 2
Si le problème persiste après l’application des procédures de cet article (bilan non enregistré, modèle introuvable, import de notes impossible), le technicien doit transmettre la demande au Niveau 2.
Avant de contacter le Niveau 2, préparez les informations suivantes :
le nom du client et son identifiant ;
le nom du patient concerné ;
le titre et la date du bilan concerné ;
l’action effectuée au moment du problème (création, import de notes, utilisation d’un modèle, enregistrement) ;
le message d’erreur affiché, s’il y en a un, avec une capture d’écran ;
la date et l’heure approximatives de l’incident.