Cet article vous accompagne pour guider un PS qui cesse son activité, quitte un cabinet ou a besoin d'archiver ses données. Il décrit les vérifications préalables à effectuer et la procédure pour générer la sauvegarde depuis le logiciel Air.
Pourquoi effectuer une sauvegarde ?
Lorsqu'un PS arrête son activité ou quitte un cabinet, il est tenu de conserver une copie de sa base de données, notamment en cas de contrôle de la CPAM. L'ADV (Administration Des Ventes) envoie au client un e-mail récapitulant les prérequis à respecter avant de procéder à la sauvegarde.
⚠️ Point d'attention : Ne pas se fier uniquement aux déclarations du client. Il est impératif de vérifier chaque point suivant via une prise en main à distance du logiciel avant de lancer la sauvegarde.
Étape 1 — Vérifications préalables
Avant de générer la sauvegarde, contrôlez les six points suivants dans le logiciel :
Vérifiez qu'il ne reste aucune facturation à effectuer, en consultant la fonctionnalité de facturation en masse.
Vérifiez qu'il ne reste aucune FSE à charger via le TLA ni aucune facture à télétransmettre.
Vérifiez que tous les ARL et retours NOEMIE ont bien été réceptionnés, en consultant la BAL.
Vérifiez qu'il ne reste aucun lot SCOR non transmis.
Vérifiez que les accusés de réception des lots SCOR sont tous arrivés et que les ARL correspondants sont positifs.
Vérifiez que le client n'a plus aucun document en attente d'impression, notamment les rejets à traiter.
ℹ️ Si des facturations ou des télétransmissions sont encore en attente, demandez au client de finaliser l'ensemble des opérations avant de vous rappeler pour procéder à la sauvegarde.
Étape 2 — Génération de la sauvegarde
Une fois tous les points de la checklist validés, procédez comme suit :
Ouvrez le logiciel Air.
Accédez au menu Réglages.
Cliquez sur la section Assistance.
SélectionnezTéléchargement.
Cliquez sur Télécharger une sauvegarde.
Un fichier .zip est généré, contenant les éléments suivants :
Un dossier GED : contient les fichiers PDF des documents SCOR.
Un dossier SCOR : contient les fichiers de télétransmission SCOR.
Un fichier data.zip : contient les différentes tables de la base Air au format .json.
⚠️ Point d'attention : Le client ne pourra pas ouvrir directement les fichiers .json ou les fichiers SCOR. Seuls les documents du dossier GED (PDF) sont lisibles sans intervention technique. Si la reprise d'un ancien cabinet est nécessaire à partir de cette sauvegarde, il convient de contacter le service DEV ou ADMIN.
Il se peut également que la sauvegarde se construise mais ne se télécharge pas, pour cela il faut autoriser les pop-up dans le navigateur :
Étape 3 — Recommandation post-sauvegarde
Une fois la sauvegarde téléchargée, informez le PS de copier le fichier sur un support externe (clé USB ou disque dur externe) afin de disposer d'un double de sauvegarde.
