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Comprendre la comptabilité
Cet article explique les principales opérations comptables à réaliser dans Albus Compta : le rapprochement bancaire, le transfert d'écritures, la clôture d'exercice et les opérations diverses (OD). Il s'adresse aux PS et aux comptables qui les accompagnent dans la gestion de leur comptabilité.
Le rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire permet de vérifier que les recettes et dépenses saisies dans Albus Compta correspondent bien à l'extrait bancaire du PS. Il est conseillé de réaliser un extrait par mois plutôt qu'un seul extrait annuel.
Le rapprochement bancaire est indispensable : il doit être finalisé et verrouillé avant tout transfert d'écriture vers l'exercice suivant. En effet, le transfert d'écriture reporte le solde bancaire calculé à partir des rapprochements ainsi que les écritures non encore rapprochées.
Saisir le premier extrait de l'année
Le premier extrait de l'année doit toujours avoir un solde de départ à 0.
Vérifiez que le véritable solde bancaire est bien présent dans le logiciel en tant que recette.
S'il provient d'un exercice précédent : il apparaît automatiquement grâce au transfert d'écriture.
S'il s'agit du premier exercice : créez une recette ventilée sur le compte 10800 (compte de l'exploitant).
Renseignez le solde de fin correspondant au solde figurant à la fin de l'extrait bancaire (par exemple, le solde au 31 janvier pour un rapprochement mensuel).
Rapprochez les écritures en vous basant sur votre extrait bancaire. Le montant "reste à pointer" correspond au solde de fin, moins le solde de départ et les écritures déjà pointées.
⚠️ Ne laissez pas le PS recopier manuellement le solde "départ + rapproché" dans le champ "solde de fin" : cela introduirait une erreur dans la comptabilité.
Il est possible d'effectuer une recherche par montant dans les rapprochements, et d'ajouter directement une recette, une dépense, une OD (Opération Diverse) ou un mouvement financier depuis l'interface de rapprochement.
Le transfert d'écritures
Le transfert d'écritures permet de reporter les soldes des caisses sur l'exercice suivant. Trois caisses doivent être soldées avant de pouvoir clôturer l'année.
Le compte bancaire
Vérifiez que le solde bancaire est correct et que tous les rapprochements nécessaires ont été effectués.
Vérifiez que tous les rapprochements bancaires sont verrouillés.
Lancez le transfert : le logiciel reporte le solde bancaire ainsi que les écritures non rapprochées (par exemple, les retours NOEMIE — Norme Ouverte d'Échange entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs — reçus en fin de mois sur Albus mais crédités sur le compte bancaire l'année suivante).
⚠️ Si le solde bancaire est incorrect, une erreur est présente : vérifiez les écritures rapprochées par erreur (ou non rapprochées à tort) ainsi que le solde de début, qui doit être à 0.
La caisse espèces
Il est fréquent que les PS saisissent des recettes en espèces sans jamais les "dépenser" comptablement, ce qui entraîne une augmentation progressive de la caisse espèces d'année en année. Les comptables recommandent généralement de passer une OD de la caisse espèces vers le compte de l'exploitant (compte 10800) afin d'éviter l'accumulation de montants importants. Cette opération n'est pas obligatoire, mais elle est conseillée.
La caisse chèques
Vérifiez qu'il ne reste dans cette caisse que les chèques effectivement non déposés.
Supprimez les chèques en trop s'il y en a davantage que prévu et que le rapprochement bancaire est correct : il peut s'agir d'erreurs de saisie ou de chèques perdus. Il est préférable de les supprimer plutôt que de les transférer sur l'exercice suivant.
La clôture de l'exercice
La clôture de l'exercice permet de valider l'ensemble des écritures et de générer un FEC (Fichier des Écritures Comptables) destiné à l'administration fiscale.
⚠️ Cette opération est irréversible dans ses effets : bien qu'un exercice puisse être déclôturé, toutes les écritures sont validées à la clôture et ne peuvent plus être modifiées. Des écritures correctives (OD, recettes ou dépenses négatives) restent toutefois possibles. Il est fortement recommandé que le PS clôture son exercice après validation par son AGA (Association de Gestion Agréée) ou son comptable.
Avant de proposer la clôture, le logiciel vérifie automatiquement :
La cohérence des soldes des caisses (notamment la caisse espèces) ;
La cohérence du bilan d'ouverture (compte 89000) ;
La réalisation du transfert d'écriture.
Résoudre les problèmes de clôture
Incohérence de la caisse espèces
La caisse espèces fonctionne comme un portefeuille : il n'est pas possible de régler une dépense en espèces si la caisse est vide au moment de la dépense.
Passez une OD au 01/01 de l'exercice concerné, du compte 108 (compte de l'exploitant) vers la caisse espèces, pour alimenter la caisse et éviter qu'elle bascule en négatif.
Note : Albus Air empêche la création de dépenses fautives. Les erreurs restantes proviennent généralement de comptabilités migrées depuis d'anciennes versions (A8, ARD).
Incohérence du bilan d'ouverture
Ce problème survient principalement sur des comptabilités migrées lorsque l'exercice précédent a été mal ou partiellement clôturé. La colonne "solde" du compte bilan d'ouverture doit être vide.
Le bilan d'ouverture se compose :
D'un solde à nouveau du bilan (calculé lors de la clôture de l'exercice précédent), en crédit ;
Des écritures transférées de l'exercice précédent, en débit.
Si le solde n'est pas à zéro, une différence subsiste entre ces deux éléments.
Identifiez la cause si elle est évidente (exercice précédent non clôturé mais cohérent) et corrigez à la main.
Si la cause n'est pas identifiable ou si des incohérences rendent la clôture de l'exercice précédent impossible, passez une OD du compte 10800 vers le compte 89000 (ou dans le sens inverse selon le solde — testez les deux sens en cas de doute).
Exemple : si la colonne "solde" affiche 24 859,52 €, saisissez une OD de ce montant du compte 10800 vers le compte 89000. Le bilan d'ouverture affichera alors un solde à zéro.
Transfert d'écriture non effectué
Reportez-vous à la procédure "Transférer les écritures" avant de relancer la clôture.
Valider la clôture
Une fois tous les problèmes résolus :
Vérifiez attentivement les montants affichés par le logiciel avant de confirmer.
Validez la clôture : une écriture de clôture sera générée dans l'exercice suivant sous la forme d'une OD.
Les opérations diverses (OD)
Une OD (Opération Diverse) permet de transférer des montants entre comptes comptables (hors caisses monétaires). Elle ne doit pas être confondue avec un mouvement financier, qui concerne uniquement les transferts entre caisses monétaires (compte bancaire, caisse chèques, caisse espèces).
Exemples de mouvements financiers : virement d'un compte professionnel à un autre, dépôt de chèque, dépôt d'espèces.
Les OD servent principalement à :
Reventiler des montants entre comptes comptables (ex. : décompte URSSAF — Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales — en fin d'année) ;
Matérialiser des opérations liées aux immobilisations.
Ventilation / Reventilation : opération visant à répartir le montant d'une recette ou d'une dépense dans les bons comptes comptables, afin qu'ils apparaissent dans les cases correspondantes de la déclaration 2035 (ou 2036). Exemple : les cotisations URSSAF comprennent plusieurs types (formation, maladie, CSG déductible, CSG non déductible) qui ne se déduisent pas de la même manière fiscalement.
Saisir une OD
Une OD fonctionne selon le principe suivant : on retire (crédit) un montant à un compte pour l'ajouter (débit) à un ou plusieurs autres comptes, de sorte que le total de l'OD soit toujours nul.
⚠️ La notion de crédit et débit en comptabilité est inverse à celle utilisée sur un relevé bancaire : un compte est débiteur lorsqu'on lui ajoute un montant, et créditeur lorsqu'on lui en retire.
Exemple pratique — reventilation d'une dépense URSSAF :
Une dépense de 200 € est saisie et ventilée sur le compte 6461000 (charges sociales obligatoires). Cela génère un crédit sur le compte 512 (compte bancaire) et un débit sur le compte 6461000.
Pour reventiler une partie de ce montant vers d'autres comptes (CSG, formation, etc.) :
Saisissez une écriture positive sur le compte 6461000 (crédit = on retire de ce compte).
Saisissez des écritures négatives sur les comptes de destination (débit = on ajoute à ces comptes).
Vérifiez que le total de l'OD est bien égal à zéro avant d'enregistrer.
💡 Une OD est modifiable. En cas de doute sur le signe à utiliser, testez, consultez le plan comptable, et corrigez si le résultat ne correspond pas à ce que vous souhaitez obtenir.